Dicas sobre fazer um evento Empresarial – Coffee Break

Fazer um evento pode se tornar uma dor de cabeça para empresários. Por onde começar? Devo investir minha verba, que é curta, nisso? Será que contrato alguém especializado para fazer isso para mim? Essas e outras questões, sem dúvida, ficam martelando na cabeça. De fato, organizar um evento não é tarefa simples, principalmente para quem não tem experiência, e pode sair caro para o bolso do empreendedor.

Lembre-se:

O conceito do evento deve estar alinhado com o marketing da empresa
Isso pode parecer óbvio, mas muitas empresas pecam nesse ponto. Os detalhes fazem toda a diferença. Algumas pequenas e médias empresas, não têm um departamento específico para fazer eventos e sofrem também com a ausência de um planejamento de marketing. Mesmo assim, o evento precisa dialogar com as políticas e o posicionamento da marca no mercado. Um exemplo: pega mal uma empresa de saúde servir muitas frituras em um coffee break. Para isso, um bom primeiro passo é pensar detalhadamente a elaboração do evento antes de partir para a execução.

 
Brindes – Uma questão delicada:
Atualmente há uma política de que alguns segmentos, como o da indústria farmacêutica, não podem distribuir brindes. É preciso prestar atenção nisso. Ao definir um brinde, é importante levar em consideração se a empresa já teve alguma experiência anterior, qual a verba disponível, se o brinde retrata realmente a mensagem da empresa. O brinde precisa ser criativo, útil, prático e original. E, claro, precisa estar vinculado ao produto.
 
Cuidado ao utilizar mídias sociais para enviar convites para eventos:
Ficamos sabendo de pessoas que enviaram convides apenas pelo facebook, não enviando por email ou outra ferramenta, como carta, telefone. Diferente, inovador, mas estranho. A dica é sempre tomar cuidado com a forma como o convite será feito. Não se pode perder o tom do pessoal. As redes sociais são, sem dúvida, boas ferramentas para divulgar o evento, mas o convite em si precisa ser pessoal, para que a pessoa realmente se sinta convidada. Dessa forma, as chances dela sair de onde está e ir, são infinitamente maiores.

A sustentabilidade é tendência, mas existe uma diferença entre organizar um evento sustentável e apresentar elementos que sigam essa linha
Fala-se muito em sustentabilidade. Brindes ecológicos, releases impressos em papel reciclado (sustentável mesmo seria enviar por e-mail). Mas se o objetivo é fazer um evento que levante essa bandeira, é importante fazer direito. Ter uma pessoa que saiba mesmo fazer o cálculo das emissões de carbono equivalentes aos recursos utilizados no evento é um bom começo.

O barato às vezes sai caro, cuidado com o coffee break:
Tem muitas pessoas que na hora de montar o coffe break, acham que apenas montar uma linda mesa com uma infinidade de bolos recheados já é o suficiente. O ponto é que um coffe break sem talheres e pratos, não da certo, a proposta  desses coffee breaks é fazer as pessoas comerem os bolos com o guardanapo. Tarefa difícil, comer com guardanapo, segurando copo, bolsa… uma meleca. O coffee break tem que ser funcional. Além disso, tem gente que não come determinadas coisas, como farinha branca. Colocar frutas é fundamental. A distribuição dos pratos também precisa ser cautelosamente organizada, para que as pessoa não se aglomerarem. Importante também lembrar de distribuir adequadamente os lixos e organizar a equipe que vai recolher os copinhos.Mas se tiver dúvidas e precisar de uma forcinha, pode contar com a gente!
 
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